Mengurus legalisir surat kuasa di KBRI London dan metode pembayarannya

Bulan ini saya disibukkan mengurus penjualan tanah milik keluarga besar di kampung halaman saya yang kebetulan sertifikatnya atas nama saya. Sesuai peraturan notaris setempat saya diwajibkan untuk membuat surat kuasa dengan legalisir dari KBRI setempat. Saya pikir caranya akan semudah mengirim, membayar dan menerima kembali. Oh ternyata tidak.

Begini alurnya:

1. Baca web yang ini: http://indonesianembassy.org.uk/consular/pelayanan-kekonsuleran-bagi-wni/legalisasi-dokumen
2. Bukan yang ini: http://kemlu.go.id/london/id/tentang-perwakilan/Pages/Legalisasi-Dokumen.aspx, karena harga yang tertera berbeda.
3. Tentu saja untuk amannya saya ambil harga yang paling mahal yakni 20 poundsterling
4. Download template surat kuasa yang ada di link nomor 1. HARUS ada alamat di Inggris, nomor passport dan nomor KTP kedua pihak. Jika tidak lengkap maka harus mengulang membayar dua kali. Ini penting!
5. Buat cover letter yang menyatakan keinginan kita untuk melegalisasi dan sertakan kontak kita (alamat, email, hp) agar jika ada yang kurang bisa langsung dihubungi.
6. Sertakan amplop balasan special delivery (6.45 poundsterling) dan jangan lupa tulis nama dan alamat kita. Jangan lupa catat nomor tracking code nya.
7. Sertakan copy paspor (dan halaman lapor diri kalau ada).
8. Sertakan dua copy surat kuasa yang sudah mengikuti format di web nomor 1. Tidak perlu pakai materai.
9. Sertakan POSTAL ORDER sebesar 20 poundsterling. JANGAN LUPA, cantumkan nama payee: “EMBASSY OF THE REPUBLIC OF INDONESIA”. Ini istilahnya crossed POSTAL ORDER. Jika postal ordernya kosong berbahaya, bisa dicairkan siapa saja, sifatnya seperti uang cash. Karena pengalaman saya mengirim postal order ke KBRI tanpa nama adalah HILANG entah kemana,  Pihak KBRI mengaku tidak pernah menerima dan di amplop saya sudah dalam kondisi KOSONG TANPA POSTAL ORDER, padahal saya masih menyimpan receiptnya! (Ajaib kan? Anda pasti tahu hilang kemana, mungkin diambil jin penunggu gedung atau ketlingsut di tempat sampah)
10. Lalu kirimkan menggunakan special delivery (6.45 poundsterling).
11. Tunggu 3-5 hari kerja.

Saya menulis ini karena pengalaman saya cukup buruk dengan urusan legalisasi. Saya mengirim hingga 3 kali dengan 2 kali postal order (karena yang pertama hilang), dan saya harus menunggu lebih dari 2 minggu hanya untuk mendengar bahwa di amplop saya kosong tidak ada postal ordernya. Hingga akhirnya saya harus mengirim kembali postal order yang kedua kali dengan payee tertulis. Surat pertama yang saya kirimkan tidak mengikuti format yang ada di web kbri, karena itu saya harus mengulang. Surat kedua saya kirimkan tanpa postal order karena saya pikir hanya perbaikan tidak ada masalah dengan pembayaran saya. Surat ketiga saya kirimkan lengkap dengan postal order kedua dan format surat kuasa yang benar. Dan di ketiga surat yang saya kirimkan, saya menyertakan amplop special delivery semuanya, karena saya khawatir kalau postal order saja bisa hilang, bisa jadi amplop balasan saya HILANG juga. Jadi kebayang kan betapa mahalnya ongkos yang saya keluarkan karena ketidak pengalaman saya mengurus legalisasi surat di KBRI. Agar saya ingat dan membuat orang lain aware, saya tulis disini agar lebih berhati2.

Begitu cerita saya hari ini, buat yang sedang mengurus surat surat dan birokrasi, selamat berjuang, Anda tidak sendirian 🙂